为什么企业需要OA系统?看完你就懂了

发布日期:2018-09-21 17:58
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“企业信息化,从OA系统开始” 这句话在中国的企业内曾经被广泛流传。这是由联想集团最初提出的。

所谓OA,即办公自动化,是办公工作处理的自动化,它利用先进的技术,使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成,达到充分利用信息,提高工作效率和工作质量,提高生产率的目的。OA主要推行一种无纸化办公模式。

OA自80年代中后期诞生以后,经过多年的发展已经趋向成熟。在市场和竞争环境快速变化的驱动下,OA似乎已经成为未来企业办公的趋势。

那么,为什么企业需要OA系统?

相信此前已经有很多的文章对这个问题已经做出了解答。譬如,功能全面,提高工作效率、搭建企业信息知识平台、为构建信息化提供良好基础、降低日常运营成本等等。

但是今天笔者想从钱这个角度来谈谈企业为什么需要OA系统。

首先,构建几个没有OA的场景,让大家感受一下。

小A右手旁边是一叠堆积如山的文件,使用鼠标的时候动作只要稍微大一点就会碰到,打开execl是一排挤的密密麻麻的工作簿。每个工作簿上的数据多达千条,每次纠错查找的时候,感觉眼珠都快盯出来了。

Z是某大公司的行政人员,他们部门有十几个人。Z说,部门效率很低,不仅慢而且人员冗杂。如果有一套OA系统的话,应该只要1~3人就能完成工作。 

再来算一笔账。员工约200人的某企业如果使用惟快云定制开发一套OA系统只要5万元,用时间能达到数十年。如果不用OA系统的话,先来说说纸张成本,以10年为期。根据16年的数据显示,普通上班族,每人每年使用10000张纸。以20元一包的打印纸来算,一包打印纸有500张。

某企业10年用纸量:200*10000*10=20000000张
总成本:20000000÷500*20=80万元

还有打印机、局域网、墨粉盒等等一系列硬件设备的成本;签字笔的采购费用以及差旅和电话费用。

现在,回到为什么企业需要OA系统的问题。从上述可以得出结论:
企业使用OA→提高工作效率/提高企业竞争力→可以赚钱
企业使用OA→减少人力成本/减少硬件设备成本→可以赚钱

企业使用OA系统到底有没有必要?

随着移动互联网、云计算、大数据、物联网这几年来的快速发展,对企业经营和企业信息化造成了全方位的冲击。

这种冲击可以体现在企业日益增多的问题上,你有没有觉得,自己的公司工作的效率越来越慢?你有没有觉得,别人公司如有神助,每次都可以精准发现用户需求,达到效益最大化?你有没有觉得,客户满意度越来越低,客户越来越少?你有没有觉得投入越多,成本却越来越高?

那么,你难道没有一刻曾经意识到,在大环境不断变化下的今天,公司已经不能再延用以前的模式,必须信息化转型,而OA系统就是一款非常适合中小企业作为信息化的入门级应用。

在上文中,我们已经佐证了,无论是人力成本还是硬件设施的成本上,还是办公体验和办公效率上来说,企业使用OA系统都是很有必要的。

当然如果你不在乎自己的公司能不能赚钱,不在乎自己的公司活不活得下去,也不在乎公司烧不烧钱,你大可不必使用OA系统。

企业如何选择OA系统?

在解决这个问题之前,企业需要先问自己3个问题。

我想要解决什么问题?我的需求是什么?

我能接受的成本范围是多少?

什么因素会推动我决策?(稳定、易用、灵活……)

首先,明确企业需求。

需要明确的是企业的需求和目标、需要解决哪些痛点和需要改善的问题。然后看需求和OA品牌服务是否匹配,譬如某金融公司想要做一个与自身的业务系统打通、与企业流程相融合的OA系统,但是某OA品牌的OA只能作为一个完整的平台存在,并不能与其他系统、流程进行融合。在这样的情况下,企业需求和OA服务是不匹配的,企业削足适履是本末倒置的。

其次,明确可接受成本。

很多时候中国的企业采购,成本是考虑的首要因素。企业需要明确能够自身接受的成本范围,“好用不贵”或许是大家都乐见其成的选择。

最后,明确产品能力。

产品是否具有安全稳定、易用灵活、可拓展升级、极速智能的能力等等。在基于企业当前的管理需求下,产品的哪些能力是企业当前迫切需要的。

如果企业明确了这3个问题,在选择OA系统的时候大致可以心中有数了。
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